Praca zdalna – zmiany Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Dotychczas praca zdalna nie była uregulowana w Kodeksie pracy. Nowelizacja przepisów wprowadziła kompleksową regulację pracy zdalnej, w tym jej definicję, rozumianą jako praca, która może być całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się  na odległość.

Nowością jest możliwość wykonywania pracy zdalnej „na stałę”.

To na pewno odpowiedź na nowe trendy na rynku pracowniczym, zwłaszcza wśród pracowników pokolenia  Y, tzw. „Millenialsów”, czyli osób urodzonych w latach 80  i 90 XX wieku. To również nowe możliwości zatrudnienia dla osób, które mają dzieci lub z innych względów nie chcą lub nie mogą pracować poza domem.

Nowe przepisy przewidują klika form wykonywania pracy zdalnej,

gdzie pracownicy mogą:

• pracować całkowicie zdalnie,
• pracować w modelu hybrydowym,
• wnioskować o tzw. okazjonalną pracę zdalną,
• wykonywać pracę zdalną na polecenie pracodawcy.

Uzgodnienia w zakresie wykonywania pracy zdalnej mogą być dokonywane z inicjatywy pracodawcy, ale też na wniosek pracownika. 

Taki wniosek może być złożony tradycyjnie w postaci papierowej, a także elektronicznie. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi zgodzić się na każdy wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej.

Poza konkretnymi, przewidzianymi w znowelizowanych przepisach przypadkami, pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na formę zdalną.

Przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej dotyczą:

• pracownicy w ciąży, 
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, 
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, 
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie  o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin w ramach programu “Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Przy czym wyjątkowo pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku ww. przypadkach ze względu na rodzaj lub organizację pracy wykonywanej przez pracownika.

Szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub przyjęte w regulaminie po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników, jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Nowe przepisy przewidują także możliwość indywidualnego ustalenia warunków pracy zdalnej z konkretnym pracownikiem.

W takim przypadku konieczne będzie podpisanie stosownego porozumienia. W dokumencie takim należy określić w szczególności: 

• grupę lub grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze świadczeniem pracy w formie zdalnej, w tym koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi, koszty energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli pracownik wykorzystuje własne narzędzia lub urządzenia, które powinien zapewnić mu pracodawca albo ryczałtu, którym można zastąpić obowiązek w/w ekwiwalentu, 
• zasady porozumiewania się między pracownikiem i pracodawcą oraz potwierdzania obecności,
• zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, 
• zasady kontroli w zakresie BHP,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie  bezpieczeństwa i ochrony informacji w tym procedur ochrony danych osobowych, 
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisowania powierzonych pracownikowi narzędzi. 

UWAGA!

Nowelizacja przewiduje wprowadzenie zakazu traktowana pracowników wykonujących pracę zdalną  mniej korzystnie niż innych pracowników, zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Wobec tego pracodawcy, zanim zdecydują się wprowadzić chociażby dodatki czy premie tzw. frekwencyjne, uzależniając ich przyznanie od świadczenia przez pracownika pracy „na miejscu” (w siedzibie pracodawcy) w określonym wymiarze, powinni rozważyć, czy nie będzie to naruszenie w obliczu nowo wprowadzonych zmian przepisów Kodeksu pracy.  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w prawie pracy, zapraszam do zapoznania się z poprzednim WPISEM.