Zamknięcie roku – niezbędnik przedsiębiorcy.

Kiedy rok finansowy firmy kończy się 31 grudnia, to wiąże się to dla przedsiębiorcy z wieloma obowiązkami, które musi wykonać. Koniec roku rozliczeniowego to konieczność przygotowania wielu dokumentów i zestawień. Niestety lista do najkrótszych nie należy. Zobaczcie czy o czymś  nie zapomnieliście!

Remanent

Pierwszym i najważniejszym krokiem, z punktu widzenia ciągłości firmy, jest remanent. Każdy podatnik rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PKPiR) ma obowiązek sporządzenia na dzień 31 grudnia remanentu określanego również potocznie jako spis z natury. Na jego podstawie dokonuje się zamknięcia ksiąg poprzez ujęcie go w formie ostatniego wpisu księgi. Bez niego niemożliwe jest otwarcie kolejnego okresu rozliczeniowego. Remanent zamknięcia roku podatkowego jest równocześnie remanentem otwarcia kolejnego okresu.

Spis z natury, zwany jeszcze inaczej inwentaryzacją, polega na fizycznym przeliczeniu posiadanych składników majątku. Wydruk stanu magazynowego z systemu niestety nie wystarczy, ponieważ stan “na papierze” bardzo często różni się od faktycznego. Niejednokrotnie taki wydruk nie spełnia też wymagań formalnych remanentu.

Spis z natury obejmuje:

• towary handlowe, tj. wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym;
• materiały (surowce) podstawowe, tj. materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu;
• materiały pomocnicze, tj. materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości;
• produkcję w toku oraz półwyroby, tj. niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji
• wyroby gotowe, tj. wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony;
• braki, tj. nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość;
• odpady, tj. materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową;
• niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach.

Ponadto remanent powinien obejmować:

• towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem, a także towary obce będące w magazynie podatnika. Te ostatnie nie podlegają wycenie, wystarczy jedynie ich ilościowe ujęcie w spisie ze wskazaniem, czyją stanowią własność.
• częściowo zużyte materiały, które podlegają ujęciu w spisie w całości – zatem bez względu na to, czy dany materiał jest pełnowartościowy, czy też częściowo zużyty.

Po dokonaniu spisu z natury podatnik zobowiązany jest w ciągu 14 dni do jego wyceny. Obowiązek ten nie dotyczy podatników rozliczających się za pomocą ryczałtu od przychodów zewidencjonowanych.

Oprócz standardowego przeliczenia towarów, które posiadamy na magazynie, warto na inwentaryzację spojrzeć szerzej. Przeliczeniu powinna ulec także wartość środków trwałych, należności czy pieniędzy w kasie. Dodatkowo wskazane jest potwierdzenie salda u kontrahentów, a w przypadku dłużników wysłanie pisma ponaglającego do zapłaty. Dobrą praktyką jest również sprawdzenie rozliczenia z największymi odbiorcami.

Sprawozdanie finansowe

Jeśli firma działa w oparciu o pełną księgowość (tzw. księgi handlowe) jej obowiązkiem na koniec roku jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Jest ono bezwzględnie jednym z najważniejszych raportów jednostki gospodarczej. Składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Roczne sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, której sprawozdanie dotyczy. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić do sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Następnie w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia należy podpisany raport dostarczyć do urzędu skarbowego. Kolejnym krokiem jest złożenie rocznego raportu w sądzie rejonowym celem uzupełnienia danych w KRS. Musi to nastąpić nie później niż 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania. W tym samym terminie należy też go ogłosić w Monitorze Polskim.

Więcej na temat nowych zasad podpisywania sprawozdań finansowych znajdziesz tutaj.

Obowiązki względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Do 1 lutego płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe mają obowiązek wypełnić i przesłać do ZUS informacje ZUS IWA. Obowiązek ten dotyczy płatników spełniających przynajmniej jeden z poniższych warunków:

– płatnik został zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku oraz przez co najmniej jeden dzień stycznia roku następnego,

– płatnik zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego w przeliczeniu na miesiące co najmniej 10 ubezpieczonych,

– na dzień 31 grudnia danego roku płatnik został wpisany do tzw. “rejestru REGON”, tj. rejestru podmiotów gospodarki narodowej,

Jeżeli nie spełniacie chociaż jednego z powyższych warunków, to obowiązek ten was nie dotyczy.

Obowiązki względem Urzędu Skarbowego

• Przedsiębiorcy prowadzący PKPiR powinni rozliczyć się z dochodów lub straty z działalności do końca kwietnia roku następnego.
• Podatnicy rozliczający się miesięcznie/kwartalnie z podatku dochodowego opłacili do 20-tego grudnia zryczałtowaną zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień. Do 20-tego stycznia nie mają więc już obowiązku wpłaty żadnej zaliczki do US z tytułu osiąganych dochodów w grudniu.
• Czynni płatnicy VAT składają deklarację VAT-7 za miesiąc grudzień do 25-tego stycznia, to samo dotyczy podatników składających VAT-7K za IV kwartał.
• Podatnicy, którzy chcą zmienić metodę opodatkowania (z podatku na zasadach ogólnych na podatek liniowy lub odwrotnie) powinni do 20 stycznia roku następnego pisemnie zawiadomić swój urząd skarbowy. Jeżeli nie złożą zawiadomienia, urząd przyjmie, iż w tym roku podatkowym podatnik będzie rozliczał się z dochodów z działalności na dotychczasowych zasadach.
• Podatnicy, którzy chcą zmienić terminy rozliczania się z podatku dochodowego
  (z miesięcznych na kwartalnie lub odwrotnie), powinni do 21 lutego pisemnie zawiadomić swój urząd skarbowy o zmianie metody. Jeżeli nie złożą zawiadomienia, urząd przyjmie, iż w tym roku podatkowym podatnik będzie rozliczał się z zaliczek na podatek dochodowy w tych samych terminach.
• Do 31 marca 2021 r. płatnik podatku dochodowego od osób prawnych ma obowiązek złożenia CIT-8.
• Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy zlecenia lub umowy o dzieło powinien złożyć do urzędów skarbowych dwie deklaracje roczne: PIT-4R i PIT-11. PIT-4R należy złożyć do końca stycznia następującego po roku podatkowym, do swojego urzędu skarbowego. Kopię wysłanego do urzędu PIT-4R podatnik przechowuje u siebie. PIT-11 należy złożyć do końca lutego następującego po roku podatkowym, do urzędu skarbowego pracownika oraz wysłać pracownikowi listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możliwe jest również wręczenie pracownikowi PIT-11 – wówczas pracownik powinien podpisać na kopii pracodawcy, osobiste odebranie PIT-11 (konieczna data odbioru i czytelny podpis pracownika). Trzecią kopię PIT-11 przedsiębiorca przechowuje w aktach osobowych pracownika.

Opłata środowiskowa 

Każdy przedsiębiorca, który “korzysta ze środowiska”, czyli m.in. użytkuje przynajmniej jeden pojazd w firmie, jest zobowiązany do 31 marca 2021 r.  złożyć do właściwego Urzędu Marszałkowskiego sprawozdanie środowiskowe i wnieść opłatę. Bez znaczenia jest sposób użytkowania samochodu w działalności. Bez względu na formę i częstotliwość użytkowania, należy sporządzić zeznanie za korzystanie ze środowiska. Jeżeli opłata nie przekroczy 100 zł, nie trzeba dostarczać zeznania, należy je przechowywać w swojej dokumentacji. Obowiązek opłaty występuje tylko wówczas, gdy jest ona równa bądź wyższa niż 800 zł. Warto pamiętać, że niewniesienie opłaty wiążę się z wysokimi grzywnami.  

Opłaty uzależnione od rodzaju działalności

W zależności od prowadzonej działalności mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki związane z zamknięciem roku.

Firmy związane z transportem, posiadające środki transportowe o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony muszą zapłacić od nich podatek. Deklarację składa się do urzędu gminy właściwego dla miejsca zamieszkania do 15 lutego każdego roku podatkowego. Stawki podatku ustala rada gminy na dany rok. Mogą się one różnić w zależności od rocznika pojazdu, liczby miejsc siedzących oraz tego, jak dany pojazd wpływa na środowisko naturalne.